Положение по договорам. Подготовка, визирование, согласование договоров.примерное положение о подготовке договоров (положение о порядке заключения договоров)

Super User

Contract dogovor

Все самые интересные вопросы подготовки и визирования договоров, обеспечение их документооборота в компании вы найдете в нашей статье.

В последнее время, при проведении комплексного юридического и детективного аудита на ряде предприятий клиентов нашего агентства, мы сталкиваемся с ситуацией, что нанесенный материальный ущерб в некоторых случаях уходит истоками в изначально неправильное составление, заключение и поставленную работу с договорами. На  предприятиях этот процесс поставлен больше хаотично, чем систематизировано. Допускается много вольностей.

Так примеру, на одном из логистических предприятий некоторые менеджеры, в гонке за клиентами и деньгами, с молчаливого согласия директора, подгоняемые горящими сроками, заключали с клиентами договора с нарушением формы, многих реквизитов, отсутствием многих проверочных мероприятий о полномочиях лиц их подписывающих с другой стороны и т.д. При большом потоке клиентов юридический департамент просто уведомлялся по факту заключения таких договоров (попросту заносилась стопка уже подписанных). Вы хотите узнать, что было потом? Потом были обычные рабочие будни, срыв сроков оплаты, отказ клиентов от договоров, признавая с помощью юристов их ненадлежащим образом составленными и заключенными. Хозяйственные суды также обращали внимание на несоответствие некоторых положений этих договоров действующему законодательству. Соответственно, признавали их в своих решениях никчемными. А потом убытки, убытки, убытки…  Возврат дебиторской задолженности  дело нелегкое и нервное для любого владельца бизнеса. Отсутствие мероприятий по предотвращению ее вознекновения, просто приведет к банкротству бизнеса. 

Чтобы этого не произошло, предлагаем для учтения в Вашей работе примерное положение о подготовке договоров (положение о порядке заключения договоров). Основные положения договора должны всегда соблюдаться! Иначе у вас есть большие шансы вскоре загнать бизнес в тупик и стать банкротом.  Обеспечте экономическую безопасность Вашего бизнеса с четкого налаживания всех процессов и составления правильных нормативных документов.

С Уважением, Директор ООО «Бюро личных ситуаций и безопасности бизнеса» Александр Криворчук

Примерное положение о подготовке, заключении и визировании договоров

000 « ___________»

Согласовано:

___________

___________

1. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение определяет единый порядок подготовки, согласования (визирования) договоров, контрактов и соглашений (далее - договоры), а также устанавливает единые требования к их оформлению.

1.2. Целью установления единых требований к договорам ООО «» (далее - предприятие) является избежание нарушений требований действующего законодательства Украины в области договорно-правовой работы, ускорение процесса согласования (визирования) договоров, повышение уровня исполнительской дисциплины.

1.3. Требования этого Положения соответствуют нормам Гражданского и Хозяйственного кодексов Украины.

2. Порядок подготовки договоров.

2.1. Лицом, которое подготавливает договора к согласованию и подписанию является инициатор договора. Инициатор договора - работник предприятия, для которого заключение договоров является частью его служебной деятельности.

2.2. В случае, если договор не имеет инициатора, функции инициатора выполняют визирующие лица.

2.3. В избегании заключения договоров между предприятием и субъектами предпринимательской деятельности не зарегистрированных в соответствии с действующим законодательством Украины, перед подготовкой договора инициатор должен лично убедиться в наличии оригиналов и получить должным образом (нотариальное заверение, заверение печатью и подписью ответственного лица) заверенные копии документов:

2.3.1. В случае заключения договора с субъектом предпринимательской деятельности - физическим лицом:

2.3.1.1. Свидетельство о государственной регистрации;

2.3.1.2. Паспорт гражданина Украины (копия 1,2 и 11-й страниц);

2.3.1.3. Справка о взятии на учет плательщика налогов;

2.3.1.4. Документ, определяющий форму налогообложения (свидетельство плательщика единого налога, плательщика НДС и др.).

2.3.2. В случае заключения договора с юридическим лицом:

2.3.2.1. Свидетельство о государственной регистрации;

2.3.2.2. Справка свидетельствующая о включении в ЕГРПОУ;

2.3.2.3. Справка свидетельствующая о взятии на учет плательщика налогов;

2.3.2.4. Документ, определяющий форму налогообложения (свидетельство плательщика единого налога, плательщика НДС и др.);

2.3.2.5. Справка о текущих счетах.

2.4. Инициатор несет ответственность за соответствие полученных копий документов оригиналам, должен лично убедиться, что весь текст в копиях можно прочитать, оттиски печатей сделаны четко, на них читаются все цифры кода ЕГРПОУ (ГРФЛ), фотография в паспорте и свидетельстве о государственной регистрации соответствует лице частного предпринимателя, по выполненной копии этого человека можно узнать.

2.5. Категорически не допускается принимать копии документов, заверенные печатью другого юридического лица.

2.6. Категорически не допускается принимать документы с нечетким оттиском печати, заверенные штампом (без наличия печати), печатью без кода ЕГРПОУ (ГРФЛ), самодельными печатями.

2.7. Право на заключение договора имеет лицо, прямо определенное в уставе юридического лица (для юридических лиц) или имя указанное в свидетельстве о государственной регистрации (для физических лиц-предпринимателей)

2.8. Допускается заключение договора с лицом, действующим на основании доверенности, в этом случае в доверенности должно быть прямо указано на наличие таких полномочий у лица. Доверенность должна быть нотариально заверена или выполнена на бланке соответствующего юридического лица, заверена директором и скреплена печатью.

2.9. Категорически запрещается принимать:

2.9.1. Просроченные доверенности;

2.9.2. Бессрочные доверенности;

2.9.3. Доверенности без указания даты выдачи;

2.9.4. Доверенности, в которых не указано наименования и реквизиты юридического лица;

2.9.5. Незаверенные доверенности (в том числе ксерокопии);

2.9.6. Доверенности, выполненные на факсимильной бумаге;

2.9.7. Не подписанные доверенности;

2.9.8. Доверенности, подписанные ненадлежащим лицом (не имеет на то полномочий согласно устава или он не является частным предпринимателем);

2.9.9. Доверенности без наличия печати;

2.9.10. Доверенности, заверенные штампом или печатью без кода ЕГРПОУ (ГРФЛ), или самодельной печатью

2.9.11. Доверенности на право получения товарно-материальных ценностей, если они выдаются лицу на подписание договоров.

2.9.12. Доверенности в форме справок и другим искажением установленной  формы;

2.9.13. Доверенности с признаками затирания текста, потертостями, исправления, зачеркиваниями;

2.9.14. Доверенности, выписанные на другие фамилии, а также доверенности с ошибками в фамилии, имени или отчества.

2.9.15. Доверенности без образца подписи уполномоченного лица.

2.10. В случае подписания договора по доверенности, к каждому экземпляру договора обязательно прикрепляется оригинал доверенности. Без наличия доверенности договор считается не подписанным.

3. Форма и содержание договора

3.1. Каждый договор должен содержать:

3.1.1. Название (договор, контракт, соглашение и т.п.);

3.1.2. Тему (перевозки, организация перевозки, аренда, поставка, купля-продажа и т.д.);

3.1.3. Дата заключения (например: 12.04.2012 г. или 12 мая 2012 г.);

3.1.4. Место заключения (г. Киев или другое название населенного пункта);

3.1.5. Номер договора (присваивается на предприятии);

3.1.6. Стороны договора (наименование сторон на первой странице договора всегда пишется полностью)

3.1.7. Полномочные лица сторон (фамилия, имя и отчество пишут полностью)

3.1.8. Источник полномочий (устав, доверенность и т.п.);

3.1.9. Предмет договора;

3.1.10. Сумма договора (в каждом договоре должно быть определено стоимость, сумму НДС, на общую сумму (с НДС));

3.1.11. Порядок и сроки расчетов;

3.1.12. Финансовые (другие) санкции;

3.1.13. Форма расчетов;

3.1.14. Сроки и порядок выполнения работ (услуг), поставки товара и т.д.;

3.1.15. Обязанности сторон;

3.1.16. Ответственность сторон;

3.1.17. Реквизиты сторон.

3.2. Не допускается:

3.2.1. Заключение договора со структурными подразделениями юридического лица, не имеющих соответствующих полномочий и которые не могут выступать стороной по договору;

3.2.2. Сокращение должностей (например ген. Дир. Др.);

3.2.3. Подписание договора лицом, полномочия которого не определены (и.о., и.о. заместитель)

3.2.4. Несоответствие подписи на договоре образца подписи в доверенности или поддельная подпись.

3.2.5. Заключение договора, не содержащего хотя бы одного из элементов, определенных п.п. 3.1.1. - 3.1.16 этого Положения.

3.3. Фамилия, имя и отчество лиц пишутся исключительно так, как в паспорте.

3.4. Источником полномочий может быть только официальный документ, в котором прямо указано конкретную должность или конкретное лицо и определен круг ее полномочий.

3.5. В случае ссылки в договоре на базовые условия поставки Инкотермс, в тексте договора не может быть других условий поставки, вступали бы в противоречие с базовыми условиями поставки Инкотермс.

3.6. Санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение сторонами договора не должны противоречить требованиям действующего законодательства и должны быть равнозначными по отношению к обеим сторонам договора. Не допускается заключение договоров, в которых санкции применяются к сторонам независимо от наступления факта нарушения условий договора.

3.7. Реквизиты сторон на последней странице договора должны содержать:

3.7.1. Наименование стороны (допускается сокращенное, как в уставе);

3.7.2. Юридический и фактический адреса (для физических лиц - адрес регистрации и адрес проживания);

3.7.3. Контакты - телефон, факс, электронная почта;

3.7.4. Банковские реквизиты - номер счета, МФО, ЕГРПОУ (ГРФЛ)

3.7.5. Индивидуальный налоговый номер;

3.7.6. Номер свидетельства плательщика НДС или номер свидетельства плательщика иного вида налога.

3.8. Категорически не допускается распечатывать отдельные страницы договора разными шрифтами, или на разных принтерах, или на разной бумаге.

3.9. Категорически не допускается делать исправления, подтирания или зачеркивания в договоре.

3.10. Категорически не допускается складывать лист, на котором распечатан договор в четыре и более раз, кромсать его, делать посторонние надписи, пометки, наклейки.

4. Согласование (визирование) договора

4.1. Целью согласования (визирования) договоров является учет позиции специалистов предприятия в процессе подготовки договоров.

4.2. Если договор подписан генеральным директором, визированию он не подлежит.

4.3. Визирование производится на одном экземпляре договора, второй экземпляр договора должен полностью соответствовать первому.

4.4. Визирование происходит в следующей последовательности:

4.4.1. Инициатор

4.4.2. Юридическая служба;

4.4.3. Бухгалтерия;

4.4.4 Служба экономической безопасности.

4.5. Визирование производится путем подписи каждой страницы с текстом договора, на последней странице договора ставится штамп с последовательностью виз. Каждый подпись расшифровывается на последней странице (фамилия, инициалы визируемых лиц).

4.6. Срок визирования специалистом одного договора как правило не может превышать 3-х рабочих дней.

4.7. В случае необходимости инициатор или визируемое лицо могут требовать визирование договора другими специалистами предприятия.

4.8. Визы и штамп должны наносится так, чтобы не закрывать текст договора.

4.9. Не завизированный договор на подпись руководителю не передается.

4.10. Если в процессе визирования у лица, которое визирует, возникли замечания и предложения относительно содержания или формы договора, инициатор должен учесть следующие замечания и предложения в полном объеме и внести их в договор.

4.11. Если лицо, которое визирует, отказывается по каким-то причинам завизировать договор вообще, то она должна письменно изложить причину такого отказа и заверить ее подписью.

4.12. Не допускается составление и визирование договоров изложенных с нарушением языковых норм (суржик, диалекты), с использованием аббревиатур и сокращений без их расшифровки.

4.13. В случае визирования договоров, визируется исключительно украинский (русский) вариант договора. В этом случае ответственность за все несоответствия украинского (русского) и иностранного текст несет переводчик (инициатор договора).

4.14. Завизированный экземпляр договора остается предприятию.

5. Заключительные положения

5.1. В случае наличия на предприятии типовых договоров, форма которых утверждена соответствующим распоряжением (приказом), инициатор договора должен использовать исключительно такую форму. В этом случае самостоятельное составление договора запрещается.

5.2. В случае, когда согласовывается проект договора сторонней организации, к нему предъявляются требования по форме и содержанию, определенные настоящим Положением.

5.3. Настоящее Положение в части требований к форме не распространяется на договоры, формы которых утверждены нормами действующего законодательства Украины, отраслевыми и ведомственными постановлениями, постановлениями органов местной и исполнительной власти.

5.4. Вопрос подсудности (разрешение споров) должны преподаваться в договорах с учетом требований действующего законодательства Украины, международных норм и межгосударственных договоренностей.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение требований настоящего Положения виновное должностное лицо несет дисциплинарную ответственность в соответствии с нормами трудового права и имущественную ответственность (в случае нанесения ущерба предприятию) в соответствии с нормами гражданского права, а также системы штрафных санкций утвержденной на предприятии.

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 0.00 [0 Голоса (ов)]