Управление дебиторской задолженностью предприятия. Подготовка типового (примерного) положения по работе с дебиторской задолженностью. Инструкция по работе с дебиторской задолженностью пример.

Super User

8. vozvrat debitorki

Дебиторская задолженость проблема любого бизнеса. Как не допустить ее появление, а если она и возникла, как правильно работать с ней, читайте ниже.

В последнее время, в наше детективное агентство обращается множество клиентов - юридических лиц с просьбой помочь в взыскании дебиторской задолженности. Мы, конечно же, проводим мероприятия и во многих случаях возвращаем деньги предприятиям, применяя технологии черного PR, как альтернативы судебным процессам.

Вместе с тем, мы «были в ужасе» от постановки работы по управлению дебиторской задолженностью внутри многих предприятий. Как известно, все начинается с малого. Безграмотная работа в данном направлении приводит к образованию дебиторской задолженности и превращении ее в безнадежную. Как результат, бизнес теряет деньги навсегда. Нашими сотрудниками, учитывая накопленный опыт,  было разработано примерное положение по работе с дебиторской задолженностью (Приложение). Его как типовое мы советуем нашим клиентам. Надеюсь, Вам это поможет!А возврат дебиторской задлжености эффективными методами это уже наше дело!

 

С Уважением,

Директор детективного агентства ООО «Бюро личных ситуаций и безопасности бизнеса»

Александр Криворчук

 

Приложение

«УТВЕРЖДЕНО»

приказом  генерального директора № от    

ПОЛОЖЕНИЕ
 по (о) работе с дебиторской задолженностью

1. Общие положения

 

1.1. Целью настоящего положения является установление порядка работы с дебиторской задолженностью, направленного на максимально возможную инкассацию денежных средств и максимально полную конвертацию бухгалтерской (документальной) прибыли в денежную прибыль.

1.2. Основная задача работы с дебиторской задолженностью это эффективное правовое взаимодействие  с должником (дебитором), не исполнившим или ненадлежащим образом исполнившим  договорные обязательства, с целью получения  от них причитающегося вознаграждения.

1.3. Основные понятия положения:

1.3.1. Контрактная дебиторская задолженность – задолженность, срок которой не превышает установленный в контракте.

1.3.2. Просроченная дебиторская задолженность – это дебиторская задолженность, превышающая своим сроком контрактную и не превышающая установленный компанией срок погашения кредиторской задолженности (36 календарных дней).

1.3.3. Сомнительная дебиторская задолженность – под этим термином понимается дебиторская задолженность возрастом 37-90 календарных дней.

1.3.4. Безнадежная дебиторская задолженность – под этим термином выступает дебиторская задолженность возрастом более 90 календарных дней.

Дебиторская задолженность возникает с момента выставления счета-фактуры.

 

2.  Контрактный срок оплаты, установленный в компании.

 

2.1. Все услуги, которые предоставляет компания, осуществляются только после подписания договора на оказание услуг. Директора торговых марок/руководители департаментов имеют право самостоятельно принять решение и дать отсрочку платежа клиенту не более 14 дней. Отсрочка платежа на период от 14 дней до 30 дней согласовывается с финансовым директором, более 30 дней с собственником компании.

 

2.2. Договоры рассматривают лишь при условии добавления (подкрепления) к ним копий документов или передачи в  электронном виде фотокопий документов а именно:

для контрагента - юридического лица:

1. Копия свидетельства о проведенной государственной регистрации юридического лица;

2. Копия справки о взятии на учет налогоплательщика (форма № 4-ОПП);

3. Ксерокопия справки из единого государственного реестра предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ);

4. Ксерокопия свидетельства плательщика налога на добавленную стоимость (НДС);

5. Копия доверенности, если договор подписывает представитель по доверенности;

6. Копия лицензии для видов деятельности, подлежащих лицензированию;

 

для контрагента - физического лица - предпринимателя (ФЛП):

1. Копия свидетельства о проведенной государственной регистрации физического лица - предпринимателя;

2. Ксерокопия справки из единого государственного реестра предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ);

3. Копия свидетельства об уплате единого налога, или копия платежного поручения (квитанции) о оплате авансового взноса налога на прибыль;

контрагента - физического лица:

1. Копия паспорта физического лица (1-ой, 2-ой и 3-ей страницы, а также страницы, где указан адрес его регистрации);

2. Копия идентификационного кода физического лица.

 

Для принятия решения об отсрочке платежа на срок более 14 дней и до подписания финансовый директор получает следующие данные о клиенте: дату организации компании, состав ее учредителей а также их долевое участие в различных других юридических лицах, результаты хозяйственной деятельности за последний отчетный период, наличие необоротных активов и размер собственных оборотных средств.

2.2. При оказании услуг физическим лицам (гражданам) отсрочка платежа не предоставляется.

2.3. Максимальный период отсрочки платежа, который может быть предоставлен компанией, составляет 60 календарных дней.

2. Учет дебиторской задолженности.

2.1. Отчеты по дебиторской задолженности находится в 1С: отчеты – дополнительные возможности – NR. Данный отчет формируется в целом по компании, по департаменту или по отдельному клиенту на любую дату с ранжированием по срокам: до 30 дней, от 31 до 60 дней, от 61 до 90 дней и свыше 90 дней. Каждый день с 14:00 отчет о дебиторской задолженности формируется с учетом оплат, поступивших от клиентов за предыдущий день.

2.2. Финансовый директор каждый понедельник предоставляет на Совет Компании отчет по суммам дебиторской задолженности, а также о работе, которая проводится по ее взысканию.


3. Порядок мероприятий по взысканию дебиторской задолженности.

 

3.1. Комплекс мероприятий с потенциальным дебитором проводится не после возникновения дебиторской задолженности, а еще до момента принятия решения, предоставлять ли данному клиенту отсрочку платежа. В процессе ведения переговоров директор торговой марки/руководитель получает все возможные данные о клиенте и на их основании делает заключение о платежеспособности клиента.

3.2.  За возникновение дебиторской задолженности ответственен менеджер, который допустил ее возникновение.

3.3. Линейный менеджер уточняет у клиента необходимый пакет документов для проведения оплаты, адрес доставки документов на оплату и в течение 1 рабочего дня с дня выставления счета отправляет пакет клиенту.

3.4. После отправки пакета документов на оплату по истечении срока, необходимого на его доставку, линейный менеджер делает звонок клиенту и уточняет факт получения документов. Далее в течение 2-х рабочих дней после получения клиентом пакета документов менеджер связывается с клиентом и уточняет подтверждает ли клиент стоимость оказанной услуги и достаточно ли документов для проведения оплаты.

3.5. За 3 дня до наступления сроков оплаты линейный менеджер направляет клиенту письменное уведомление о необходимости исполнить обязательства в сроки, а также проводит переговоры в целях эффективного напоминания об оплате долга.

3.6. Если в течение 7 календарных дней после наступления сроков погашения оплата от клиента не поступает, линейный менеджер отправляет клиенту письмо-требование о погашении задолженности в форме, разработанной юридическим департаментом.

3.7.  Если в последующие 7 календарных дней клиент не отвечает на данное письмо, не указывает причины задержки оплаты, ему направляется претензия. Если клиент указывает причины задержки и запрашивает об отсрочке, то данная отсрочка может быть предоставлена по согласованию с финансовым менеджером. В случае невыполнения обязательств после получения дополнительной отсрочки клиенту на следующий рабочий день отправляется претензия.

3.8. Претензию готовит и отправляет клиенту юридический департамент. Финансовый менеджер передает в юридический департамент документы, необходимые для подготовки претензии.

 

4. Списание дебиторской  задолженности

4.1.Учитывая результаты состояния и анализа дебиторской задолженности финансовый директор  по согласованию с генеральным директором (собственниками компании) принимает решение  о списании безнадежной дебиторской задолженности.

4.2. Дебиторская задолженность списывается:

- в связи  окончания срока исковой давности;

- в случаях признания задолженности нереальной к взысканию.

 

Списание дебиторской  задолженности в результате окончания сроков исковой давности проводится за счет уменьшения прибыли или резерва сомнительных долгов на основании и в соответствии с принятой учетной  политикой установленной у Кредитора  и действующим законодательством Украины в области  бухучета. Списание дебиторской задолженности производится на основании и в соответствии приказа   генерального директора.

Основанием для списания дебиторской задолженности  на предприятии выступает «Акт списания дебиторской задолженности», который содержит все реквизиты установленные в первичном учетном документе, а именно:

- наименование предприятия;

- дата составления документа;

- название организации, от лица которой составлен документ;

- название и содержание проведенной хозяйственной операции;

- измерители проведенной хозяйственной операции выраженной в натуральном, а также денежном содержании;

- наименование должностных лиц (Ф.И.О), ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления документально;

-  личные подписи выше указанных должностных лиц.

Акт обосновывает нереальность долга для взыскания.
Акт составляется финансовым менеджером и подписывается собственником компании. На основании данного акта  директор компании издает приказ о списании дебиторской задолженности.

 

5. Ответственность.

5.1. Должностные лица, ответственные за работу с дебиторской задолженностью –  финансовый директор; финансовый менеджер; директор торговой марки/руководитель департамента; юрист; линейный менеджер.

5.2.Безнадежная дебиторская задолженность подлежит исключению из дохода департамента, допустившего ее возникновение. Последующее погашение безнадежной дебиторской задолженности включается в доход департамента в том периоде, в котором произошла ее инкассация.

5.3. Линейные менеджеры, директора торговых марок/руководители департаментов обязаны знать контрактные сроки оплаты по каждому клиенту, знать причины задержки оплаты, отчитываться перед финансовым менеджером о ходе работы по инкассации дебиторской задолженности.

5.4. Если дебиторская задолженность не может быть получена путем судебного взыскания из-за неполного комплекта документов или по причине неправильного оформления документов линейным менеджером, данная дебиторская задолженность возмещается из заработной платы данного линейного менеджера.



6.    Контроль за исполнением мероприятий по погашению дебиторской задолженности

6.1. Контроль над правильностью формирования отчета о дебиторской задолженности возлагается на финансового менеджера.

6.2. Контроль над исполнением заказчиками обязательств по погашению дебиторской задолженности  возлагается на финансовый, юридический департамент, а также службу экономической безопасности.

6.3. Контроль над выполнением мероприятий по истребованию дебиторской задолженности компанией возлагается на финансового директора.

6.4. Контроль над оформлением  и подписанием документов о списании  дебиторской задолженности  возлагается на финансового директора.

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 0.00 [0 Голоса (ов)]