Положення по договорам. Підготовка, візування, узгодження договорів. Зразок положення про підготовку договорів (положення про порядок укладення договорів зразок)

User

Contract dogovor

Усі самі цікаві питання підготовки й візування договорів, забезпечення їх документообігу в компанії ви знайдете в нашій статті.

Останнім часом, при проведенні комплексного юридичного й детективного аудиту на ряді підприємств клієнтів нашого агентства, ми зустрічаємося із ситуацією, що нанесений матеріальний збиток у деяких випадках пов’язаний з не правильним складанням договорів. На  підприємствах цей процес поставлений більше хаотично, чим систематизовано. Допускається багато вільностей.

Так наприклад, на одному з логістичних підприємств деякі менеджери, у гонці за клієнтами й грошима, з мовчазної згоди директора, заключали договори з порушенням форми, багатьох реквізитів, відсутністю багатьох перевірочних заходів про повноваження осіб їх, що підписують із іншої сторони і т.д. При великому потоці клієнтів юридичний департамент просто повідомлявся за фактом укладенням таких договорів (заносилася стопка вже підписаних). Ви прагнете довідатися, що було потім? Потім були звичайні робочі будні, зриви строків оплати, відмова клієнтів від договорів, визнаючи за допомогою юристів їх неналежним чином складеними й укладеними. Господарські суди також звертали увагу на невідповідність деяких положень цих договорів чинному законодавству. Відповідно, визнавали їх у своїх рішеннях нікчемними. А потім збитки, збитки, збитки…  Повернення дебіторської заборгованості  справа нелегка й нервова для будь-якого власника бізнесу. Відсутність заходів щодо запобігання її виникнення, просто приведе до банкрутства бізнесу.

Щоб цього не відбулося, пропонуємо для врахування у Вашій роботі примірне положення про підготовку договорів (положення про порядок укладення договорів). Основних положень договору повинні завжди дотримуватися! Інакше у вас є великі шанси незабаром стати банкрутом.  Забезпечте економічну безпеку Вашого бізнесу із чіткого налагодження всіх процесів і складання правильних нормативних документів.

З Повагою,

Директор детективного агентства ТОВ "Бюро особистих ситуацій і безпеки бізнесу" Олександр Криворчук

І.  Загальні положення договорів.

Це Положення визначає єдиний порядок підготовки, узгодження (візування) договорів, контрактів та угод (надалі - договори), а також встановлює єдині вимоги до їх оформлення. Метою встановлення єдиних вимог до договорів ТОВ «» (надалі – підприємство) є уникнення порушень вимог чинного законодавства України в галузі договірно-правової роботи, пришвидшення процесу узгодження (візування) договорів, підвищення рівня виконавчої дисципліни. Вимоги цього Положення відповідають нормам Цивільного та Господарського кодексів України.

  1. Порядок підготовки договорів.
  • 1. Особою, що готує договори до узгодження та підписання є ініціатор договору. Ініціатор договору – працівник підприємства, для якого укладання договорів є частиною службової діяльності.
  • 2. Для уникнення укладання договорів між підприємством та суб’єктами підприємницької діяльності що не зареєстровані відповідно до чинного законодавства України, перед підготовкою договору ініціатор повинен особисто пересвідчитись в наявності оригіналів та отримати належним чином (нотаріальне посвідчення, посвідчення печаткою та підписом відповідальної особи) завірені копії документів:
    • 2.1. В разі укладання договору з суб’єктом підприємницької діяльності – фізичною особою:
      • 2.1.1. Свідоцтво про державну реєстрацію;
      • 2.1.2. Паспорт (копії 1,2, 11-ї сторінок);
      • 2.1.3. Довідка про взяття на облік платника податків;
      • 2.1.4. Документ, що визначає форму оподаткування (свідоцтво платника єдиного податку, платника ПДВ тощо).
      • 2.1.5. Квитанція про сплату єдиного податку
    • 2.2. В разі укладання договору з юридичною особою:
      • 2.2.1. Свідоцтво про державну реєстрацію;
      • 2.2.2. Довідка про включення до ЄДРПОУ;
      • 2.2.3. Довідка про взяття на облік платника податків;
      • 2.2.4. Документ, що визначає форму оподаткування (свідоцтво платника єдиного податку, платника ПДВ тощо);
      • 2.2.5. Довідка про поточний діючий рахунок (банківські реквізити).
    • 3. Ініціатор несе відповідальність за відповідність отриманих копій документів оригіналам, повинен особисто переконатись, що весь текст в копіях можна прочитати, відбитки печаток зроблено чітко, на них читаються всі цифри кода ЄДРПОУ (ДРФО), фотографія в паспорті та свідоцтві про державну реєстрацію відповідає особі приватного підприємця, по виконаній копії цю особу можна впізнати.
    • 4. Категорично не допускається приймати копії документів, завірені печаткою іншої юридичної особи.
    • 5. Категорично не допускається приймати документи з нечітким відбитком печатки, завірені штампом (без наявності печатки), печаткою без кода ЄДРПОУ (ДРФО), саморобними печатками.
    • 6. Право на підписання договору має особа, що прямо визначена в статуті юридичної особи (для юридичних осіб) або на ім’я якої видано свідоцтво про державну реєстрацію ( для фізичних осіб –підприємців), або відповідну довіреність.
    • 7. Допускається укладання договору з особою, що діє на підставі довіреності, в цьому разі в довіреності повинно бути прямо вказано на наявність таких повноважень в особи. Довіреність повинна бути нотаріально посвідчена або виконана на бланку відповідної юридичної особи та завірена керівником і скріплена печаткою.
    • 8. Категорично забороняється приймати:
      • 8.1. Прострочені довіреності;
      • 8.2. Безстрокові довіреності;
      • 8.3. Довіреності без зазначення дати видачі;
      • 8.4. Довіреності без найменування та реквізитів юридичної особи;
      • 8.5. Незавірені копії довіреностей (в тому числі ксерокопії);
      • 8.6. Довіреності виконані на папері з факсу;
      • 8.7. Не підписані довіреності;
      • 8.8. Довіреності підписані неналежною особою (яка не має на те повноважень відповідно до статуту або не є приватним підприємцем);
      • 8.9. Довіреності без наявності печатки;
      • 8.10. Довіреності, що завірені штампом, або печаткою без кода ЄДРПОУ (ДРФО), або саморобною печаткою; 
      • 8.11. Довіреності на право отримання товарно-матеріальних цінностей, якщо вони видаються особі на підписання договорів.
      • 8.12. Довіреності у формі довідок та з іншими вадами форми;
      • 8.13. Довіреності з підтирками, виправленнями, закресленнями;
      • 8.14. Довіреності, виписані на інші прізвища, а також довіреності з помилками в прізвищі, імені або по-батькові.
      • 8.15. Довіреності без зразка підпису уповноваженої особи.
    • 9. В разі підписання договору по довіреності, до кожного примірника договору обов’язково прикріплюється оригінал довіреності. Без наявності довіреності договір вважається не підписаним.
  1. Форма і зміст договору
  • 1. Кожен договір повинен містити:
    • 1.1. Назву (договір, контракт, угода тощо);
    • 1.2. Тему (перевезення, організація перевезення, оренда, поставка, купівля-продаж тощо);
    • 1.3. Дату укладання (наприклад: 12.05.2008 р. або 12 травня 2008 р.);
    • 1.4. Місце укладання (м. Київ або інша назва населеного пункту);
    • 1.5. Номер договору (присвоюється на підприємстві);
    • 1.6. Сторони договору (назва сторін на першій сторінці договору завжди пишеться повністю);
    • 1.7. Повноважні особи сторін (прізвище, ім’я та по-батькові пишуть повністю);
    • 1.8. Джерело повноважень (статут, довіреність тощо);
    • 1.9. Предмет договору;
    • 1.10. Вартість послуг, робіт, вартість товару /вантажу, перелік послуг, робіт , товарів та інше є ціною договору, які можуть відображатися в самому договорі, у відповідних додатках до договору або в акті виконаних робіт/послуг, після виконання  робіт/послуг.
    • 1.11. Порядок і терміни розрахунків;
    • 1.12. Фінансові (інші) санкції;
    • 1.13. Форма розрахунків;
    • 1.14. Терміни і порядок виконання робіт (послуг), поставки товару  та ін..;
    • 1.15. Обов’язки сторін;
    • 1.16. Відповідальність сторін;
    • 1.17. Реквізити сторін.
    • 1.18. Кожна сторінка договору повинна містити підпис уповноважених осіб та відтиск печатки сторони за договором
    • 1.19. Підстави та зразок  факсимільного відтворення підпису, у випадку якщо в договорі прямо передбачено його використання (ст. 207 ЦК України)
    • 1.20. Всі зміни та доповнення до затвердженого зразка договору  вносяться за допомогою протоколу узгодження існуючої редакції, протоколу розбіжностей, який підписується уповноваженими представниками, скріплюється печаткою та має рівну з договором юридичну силу.
  • 2. Не допускається:
    • 2.1. Укладання договору із структурними підрозділами юридичної особи, що не мають відповідних повноважень та не можуть виступати стороною по договору;
    • 2.2. Скорочення посад (наприклад: ген. дир. тощо);
    • 2.3. Підписання договору особою, повноваження якої не визначено (в.о., т.в.о., заступник);
    • 2.4. Невідповідність підпису на договорі зразку підпису в довіреності або підроблений підпис.
    • 2.5. Укладання договору, що не містить хоча б одного з елементів, визначених п.п. 3.1.1. – 3.1.16 цього Положення.
  • 3. Прізвище, ім’я та по-батькові осіб пишуться виключно так, як в паспорті.
  • 4. Джерелом повноважень може бути лише офіційний документ, в якому прямо вказано конкретну посаду або конкретну особу і визначено коло її повноважень.
  • 5. В разі посилання в договорі на базові умови поставки Інкотермс, в тексті договору не може бути інших умов поставки, що вступали б в протиріччя з базовими умовами поставки Інкотермс.
  • 6. Санкції за невиконання або неналежне виконання сторонами договору не повинні протирічити вимогам чинного законодавства та мають бути рівновеликими щодо обох сторін договору. Не допускається укладання договорів, в яких санкції застосовуються до сторін незалежно від настання факту порушення ними умов договору.
  • 7. Реквізити сторін на останній сторінці договору мають містити:
    • 7.1. Найменування сторони (допускається скорочене, як в статуті);
    • 7.2. Юридична та фактична адреси (для фізичних осіб – адреса реєстрації та адреса проживання);
    • 7.3. Контакти – телефон, факс, електронна пошта;
    • 7.4. Банківські реквізити – номер рахунку, МФО, ЄДРПОУ (ДРФО);
    • 7.5. Індивідуальний податковий номер;
    • 7.6. Номер свідоцтва платника ПДВ або номер свідоцтва платника іншого виду податку.
  • 8. Категорично не допускається роздруковувати окремі сторінки договору різними шрифтами, або на різних принтерах, або на різному папері.
  • 9. Категорично не допускається робити виправлення, підтирки або закреслення в договорі.
  • 10. Категорично не допускається складати аркуш, на якому роздрукований договір в четверо і більше разів, шматувати його, робити сторонні написи та позначки, наклейки.
  1. Узгодження (візування) договору
  • 1. Метою узгодження (візування) договорів є врахування позиції фахівців підприємства в процесі підготовки договорів.
  • 2. Візування проводиться на одному примірнику договору, другий примірник договору повинен повністю відповідати першому.
  • 3. Візування відбувається в такій послідовності:
    • 3.1. Ініціатор
    • 3.2. Юридичний департамент;
    • 3.3. Фінансовій департамент.
  • 4. Візування робиться шляхом підпису кожної сторінки з текстом договору, на останній сторінці договору ставиться штамп з послідовністю віз. Кожен підпис розшифровується на останній сторінці (прізвище, ініціали візуючої особи).
  • 5. Термін візування фахівцем одного договору не може перевищувати 2-х робочих днів.
  • 6. В разі необхідності ініціатор або візуючі особи можуть вимагати візування договору іншими фахівцями підприємства.
  • 7. Візування типового  договору структурними підрозділами та їх посадовими особами не є обов’язковим
  • 8. Візи та штамп повинні ставитись так, щоб не закривати текст договору.
  • 9. Не завізований договір, який має нетиповий вид, на підпис керівнику не передається.
  • 10. Якщо в процесі візування в особи, що візує, виникли зауваження щодо змісту або форми договору, ініціатор повинен врахувати такі зауваження в повному обсязі та внести їх в договір.
  • 11. Якщо особа, що візує, відмовляється з якихось причин завізувати договір взагалі, то вона повинна письмово викласти причину такої відмови і завірити її своїм підписом.
  • 12. Не допускається складання та візування договорів викладених з порушенням мовних норм (суржиком, діалектами тощо), з використанням абревіатур та скорочень без їх розшифровки.
  • 13. В разі візування міжнародних договорів, візується виключно український (російський) варіант договору. В цьому разі відповідальність за всі невідповідності українського (російського) та іноземного тексту несе перекладач.
  • 14. Завізований примірник договору залишається підприємству.
  1. Прикінцеві положення.
  • 1. В разі наявності на підприємстві типових договорів, форма яких затверджена відповідним розпорядженням (наказом), ініціатор договору повинен використовувати виключно таку форму. В цьому разі самостійне складання договору забороняється.
  • 2. В разі, коли узгоджується проект договору сторонньої організації, до нього висуваються вимоги по формі та змісту, що визначені цим Положенням.
  • 3. Це Положення в частині вимог до форми не розповсюджується на договори, форми яких затверджені нормами чинного законодавства України, галузевими та відомчими постановами, постановами органів місцевої та виконавчої влади.
  • 4. Питання підсудності (розв’язання спорів) повинні викладатись в договорах з урахуванням вимог чинного законодавства України, міжнародних норм та міждержавних домовленостей.
  • 5. За невиконання або неналежне виконання вимог цього Положення винна посадова особа несе дисциплінарну відповідальність відповідно до норм трудового права та майнову відповідальність (в разі завдання збитків підприємству) відповідно до норм цивільного права.
  • 6. Перелік видів Договорів на які розповсюджується це положення:
    • 6.1.договір перевезення вантажів територією України
    • 6.2.договір перевезення вантажів у міжнародному сполученні
    • 6.3.договір перевезення збірних вантажів;
    • 6.4.договір транспортно-експедиційного обслуговування на території України ;
    • 6.5.договір транспортно-експедиційного обслуговування в міжнародному сполученні
    • 6.6.договір експедирування авіаційним видом транспорту;
    • 6.7.договір експедирування вантажу морським видом транспорту ;
    • 6.8.договір про надання митних послуг;
    • 6.9.договір про надання складських послуг (зберігання);
    • 6.10. договір оренди нерухомого майна ;
    • 6.11. договір оренди транспортного засобу ;
    • 6.12. договір постачання ;
    • 6.13. договір купівлі –продажу;
    • 6.14. договір позички;
    • 6.15. договір доручення;
    • 6.16. агентський договір;
    • 6.17. договір управління майном;
    • 6.18. договір комісії;
    • 6.19. договір підряду.

ІІ. Процеси документообігу  типових та нетипових договорів з клієнтами  та постачальниками.

  1. Документообіг типового договору із клієнтом

В день отримання заяви від клієнта на виконання послуги  Sale managers и працівники Marketing Department  для створення договірних відносин, передають контактні данні відповідальним особам департаментів та Sale Department з метою відправки шаблона типового договору клієнту для ознайомлення.  Після отримання від клієнта узгодження на підписання типового договору відповідальні особи кожного з департаментів в цей же день починають сбір копій установчих та інших документів, затверджених підписами та печаткою клієнта. Реєструють клієнта як контрагента в «1С» із занесенням даних: фізичний та юридичний адреса, ФІО особи, яка має право на підпис договору, ФІО особі, яка замовляла послугу, реєстраційні данні (коди податкової, № свідоцтва, № держ. реєстрації), банківські реквізити, контактні телефони, e-mail. На другій день особи, відповідальні за створення договорів в базі  «1С» формують типовий договір із реквізитами клієнта і відповідним порядковим номером. Потім типовій договір передають на підпис уповноважених на те особам компанії. Наступного дня після підписання договір повертається  особі відповідальній за документообіг в компанії, яка відправляє його клієнту з відмітками в базі «1С»: дати відправки та вид підправки. Після 5-ти днів з моменту відправки договору, особа, відповідальна за документообіг дзвонить клієнту з метою підтвердження останнім отримання відправленого договору.  При поверненні підписаного клієнтом оригіналу договору, особа, відповідальна за  документообіг відмічає в базі «1С» дату отримання договору та підшиває його в папки на відповідальне зберігання.

  1. Документообіг типового договору зі змінами із Клієнтом.

В разі відмови клієнта підписувати типовий договір без змін, Sale managers та  Sale Department узгоджують розбіжності з клієнтом разом із Юридичним та Фінансовим департаментами. Відповідальні особи департаментів в день отримання відповіді від клієнта на підписання типового договору із змінами починають збір необхідних документів для створення договірних відносин та реєструють клієнта як контрагента в «1С. В цей же день типовий договір формують в «1С» уповноважені на це особи и передають в Юридичний департамент. Відповідальна особа Юридичного департаменту на протязі двох днів створює протокол розбіжностей до договору, візує його та передає у Фінансовий департамент для наступного візування. Після візування договір и протокол розбіжностей передаються на підпис уповноважених на те особам компанії. На четвертий день договір і протокол відправляються клієнту з відмітками в «1С», далі процеси контролю і отримання, як зазначено в п.1. розділу ІІ «Документообіг типового договору».

  1. Документообіг  нетипового договору наданого Клієнтом

Якщо, для створення договірних відносин, клієнт надає свою форму договору, Sale managers та  Sale Department разом із Юридичним та Фінансовим департаментами на протязі двох днів знайомляться з умовами договору.  Після узгодження договору з клієнтом в цей же день  збираються документи клієнта, реєструються дані про клієнта  в «1С», сканується договір для створення його в єдиній базі «1С», передається на другий день в Юридичний та Фінансовій департаменти для візування. Візується договір на протязі одного дня потім передається на підпис уповноваженими особами компанії. На третій день один екземпляр із візами залишається та підшивається в папки на відповідальне зберігання, а другий екземпляр повертається клієнту. Після 5-ти днів з моменту відправки договору, особа, відповідальна за документообіг дзвонить клієнту з метою підтвердження останнім отримання відправленого договору

  1. Документообіг типового договору із Постачальником.

В день відправлення заявки Постачальнику на виконання послуги  Sale managers  для створення договірних відносин, передають контактні данні постачальника відповідальним особам департаментів з метою відправки йому шаблона типового договору для ознайомлення.  Після отримання від постачальника узгодження на підписання типового договору відповідальні особи кожного з департаментів в цей же день починають сбір копій установчих та інших документів, затверджених підписами та печаткою постачальника. Реєструють постачальника як контрагента в «1С» із занесенням даних: фізичний та юридичний адреса, ФІО особи, яка має право на підпис договору, ФІО особі, яка замовляла послугу, реєстраційні данні (коди податкової, № свідоцтва, № держ.реєстрації), банківські реквізити, контактні телефони, e-mail. На другій день особи, відповідальні за створення договорів в базі  «1С» формують типовий договір із реквізитами постачальника і відповідним порядковим номером. Потім типовій договір передають на підпис уповноважених на те особам компанії. Наступного дня після підписання договір повертається  особі відповідальній за документообіг в компанії, яка відправляє його постачальнику з відмітками в базі «1С»: дати відправки та вид підправки. Після 5-ти днів з моменту відправки договору, особа, відповідальна за документообіг дзвонить Постачальнику з метою підтвердження останнім отримання відправленого договору.  При поверненні підписаного постачальником оригіналу договору, особа, відповідальна за  документообіг відмічає в базі «1С» дату отримання договору та підшиває його в папки на відповідальне зберігання.

  1. Документообіг типового договору зі змінами із Постачальником.

В разі відмови постачальника підписувати типовий договір без змін, Sale managers узгоджують розбіжності з Клієнтом разом із Юридичним та Фінансовим департаментами. Відповідальні особи департаментів в день отримання відповіді від постачальника на підписання типового договору із змінами починають збір необхідних документів для створення договірних відносин та реєструють постачальника як контрагента в «1С. В цей же день типовий договір формують в «1С» уповноважені на це особи и передають в Юридичний департамент. Відповідальна особа Юридичного департаменту на протязі двох днів створює протокол розбіжностей до договору, візує його та передає у Фінансовий департамент для наступного візування. Після візування договір и протокол розбіжностей передаються на підпис уповноважених на те особам компанії. На четвертий день договір і протокол відправляються постачальнику з відмітками в «1С», далі процеси контролю і отримання, як зазначено в п.4. розділу ІІ «Документообіг типового договору».

  1. Документообіг  нетипового договору наданого Постачальником

Якщо, для створення договірних відносин, постачальник надає свою форму договору, Sale managers разом із Юридичним та Фінансовим департаментами на протязі двох днів знайомляться з умовами договору. Після узгодження договору з постачальником в цей же день збираються документи Постачальника, реєструються дані про постачальника  в «1С», сканується договір для створення його в єдиній базі «1С», передається на другий день в Юридичний та Фінансовій департаменти для візування. Візується договір на протязі одного дня потім передається на підпис уповноваженими особами компанії. На третій день один екземпляр із візами залишається та підшивається в папки на відповідальне зберігання, а другий екземпляр повертається постачальнику. Після 5-ти днів з моменту відправки договору, особа, відповідальна за документообіг дзвонить постачальнику з метою підтвердження отримання відправленого йому договору.

  1. Документообіг договорів пов’язаних із господарською діяльністю.

Процеси документообігу договорів такі самі як перелічені в пп.1-6 розділу ІІ, якщо створення договірних відносин компанії з клієнтом або з постачальником пов’язані із господарською діяльністю: оренда, телекомунікаційні послуги, рекламні послуги,  придбання/продаж  товарів та інших послуг.  Особа, яка є ініціатором придбання/продажу товарів, робіт або послуг – є відповідальною за створення договору або надання договору від клієнта та постачальника. Зазначена ініціююча особа узгоджує договір із клієнтом та постачальником, займається сбіром установчих документів, надає дані про клієнта  та постачальника, узгоджує та візує договір в Юридичному та Фінансовому департаментах, підписує у уповноважених особах компанії. Особа, відповідальна за документообіг договорів реєструє клієнта та постачальника як контрагента в «1С» із занесенням всіх необхідних даних, створює договір в «1С» або скопіює файл, якщо він має нетиповий вид, після підпису та візування відправляє клієнту і постачальнику, дзвонить їм з метою контролю отримання договору, отримає договір і підшиває у папки на відповідальне зберігання.

  1. Контроль документообігу договорі.

Контроль за договорами здійснює відповідальна особа документообіг на підприємстві. Шляхом автоматизації програмної бази «1С» за допомогою звітів контролює: дати  формування та відправки договорів, отримання договорів клієнтами та постачальниками, повернення договорів, несе відповідальність за їх зберігання.  

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 0.00 [0 Голоса (ів)]