Управління дебіторською заборгованістю підприємства статті. Положення по роботі з дебіторською заборгованістю зразок. Інструкція по роботі з дебіторською заборгованістю зразок.

User

8. vozvrat debitorki

Дебіторська заборгованість проблема будь-якого бізнесу. Як не допустити її появи, а якщо вона й виникла, як правильно працювати з нею, читайте нижче.

Останнім часом, у наше детективне агентство звертається безліч клієнтів - юридичних осіб із проханням допомогти в стягненні дебіторської заборгованості. Ми, звичайно ж, проводимо заходи й у багатьох випадках повертаємо гроші підприємствам, застосовуючи технології чорного PR, як альтернативи судовим процесам.

Разом з тим, ми були здивовані від організації роботи по управлінню дебіторською заборгованістю в середині багатьох підприємств. Як відомо, усе починається з малого. Безграмотна робота в даному напрямку приводить до виникнення дебіторської заборгованості й перетворенні її в безнадійну. Як результат, бізнес втрачає гроші назавжди. Нашими співробітниками, враховуючи накопичений досвід,  було розроблено зразок положення по роботі з дебіторською заборгованістю. Його як типове ми радимо нашим клієнтам. Сподіваюся, Вам це допоможе! А повернення дебіторської заборгованості ефективними методами це вже наша справа!

 

ПОЛОЖЕННЯ

про роботу з дебіторською заборгованістю

 

  1. Загальні положення 

1.1. Метою даного положення є встановлення порядку роботи з дебіторською заборгованістю, направленого на максимально можливу інкасацію грошових коштів і максимально повну конвертацію бухгалтерського (документального) прибутку в грошовий прибуток. 

1.2. Основним завданням роботи з дебіторською заборгованістю є ефективна правова взаємодія  з боржником (дебітором), що не виконав або неналежним чином виконав  договірні зобов'язання, з метою здобуття  від нього винагороди.

 

1.3. Основні поняття, використовувані в положенні:

 

1.3.1. Контрактна дебіторська заборгованість – заборгованість, термін якої не перевищує встановлений в контракті. 

1.3.2. Прострочена дебіторська заборгованість – дебіторська заборгованість, що перевищує своїм терміном контрактну і не перевищує встановлений компанією термін погашення кредиторської заборгованості (36 календарних днів).

1.3.3. Сумнівна дебіторська заборгованість – дебіторська заборгованість строком 37-90 календарних днів. 

1.3.4. Безнадійна дебіторська заборгованість - дебіторська заборгованість строком більше 90 календарних днів.

 Моментом виникнення дебіторської заборгованісті є наступний (календарний, банківський або робочий) день за днем, який був останнім днем оплати  виставленного рахунку-фактури

 

  1. Контрактний термін оплати, встановлений в компанії. 

2.1. Всі послуги, які надає компанія,  надаються лише після підписання договору. Директори департаментів мають право самостійно приймати рішення про відстрочення платежу клієнтові не більше 14 днів. Відстрочення платежу на період від 14 днів до 30 днів узгоджується з фінансовим директором, більше 30 днів з власником компанії.

2.2. Договори розглядають лише при умові додавання (підкріплення) до них копій наступних документів чи надсилання  їх в електронному вигляді:

для контрагента - юридичної особини:

  1. Копія свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи;
  2. Копія довідки з єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ);
  3. Свідоцтво про державну реєстрацію
  4. Копія довіреності, якщо договір підписує особа яка діє напідставі такої довіреності , а також:

            4.1. Наказ про призначення цієї особи на відповідну посаду.

            4.2. Витяг з статуту щодо повноважень керівника (директора).

            4.3. копія паспорта такої особи.

5 . Можливим також є надання листа з переліком осіб. які мають право підпису договорів. В листі повинно зазначатися ПІБ особи, номер та серія паспорту, а  також зразок підпису.

для контрагента - фізичної особини - підприємця (ФОП):

1. Копія свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особини - підприємця;

2. Копія довідки з єдиного державного реєстру підприємств та організацій Україні (ЄДРПОУ);

3. Копія паспорту

контрагента - фізичної особи:

Копія паспорта фізичної особи (1-ої, 2-ої та 3-ої сторінки, а також сторінки, де вказано адресу його реєстрації);

Копія ідентифікаційного коду фізичної особи.

 

Для прийняття рішення про відстрочення платежу на термін більше 14 днів і до підписання договору служба економічної безпеки сумісно з юридичним відділом протягом 1-2 днів проводить перевірку платоспроможності контрагента та надає звіт про виконані заходи з своїм висновком власнику компанії та фінансовому директору (директору транспортно-експедиційного департаменту)

При наданні послуг фізичним особам - відстрочення платежу не надається. 

2.3. Максимальний період відстрочення платежу, який може бути наданий компанією, складає 60 календарних днів.

  1. Облік дебіторської заборгованості.

3.1. Звіт про дебіторську заборгованість знаходиться в 1С: звіти – додаткові можливості – NR. Даний звіт формується в цілому по компанії, по департаменту або по окремому клієнтові на будь-яку дату з ранжируванням по термінах: до 30 днів, від 31 до 60 днів, від 61 до 90 днів і понад 90 днів. Щодня з 14:00 звіт про дебіторську заборгованість формується з врахуванням оплат, що поступили від клієнтів за попередній день.

3.2. Фінансовий директор кожен понеділок надає на Раду Компанії звіт про дебіторську заборгованість і докладає про стан дебіторської заборгованості та  про роботу, яка проводиться по її стягненню.

 

  1. Порядок роботи по стягненню дебіторської заборгованості. 

4.1. Робота з потенційним дебітором проводиться не після виникнення дебіторської заборгованості, а до моменту прийняття рішення, чи надавати даному клієнтові відстрочення платежу. В процесі ведення переговорів директор торгівельної марки/керівник самостійного підрозділу отримує всі можливі дані про клієнта і на їх підставі, за допомоги служби економічної безпеки та юридичного відділу робить висновок про платоспроможність клієнта.

 4.2. Дебіторська заборгованість є сферою відповідальності менеджера, який допустив її виникнення.

4.3. Лінійний менеджер уточнює у клієнта необхідний пакет документів для проведення оплати, адреси доставки документів на оплату і протягом 1 робочого дня з дня виставляння рахунку відправляє пакет клієнтові.

4.4. Після відправки пакету документів на оплату після закінчення терміну, необхідного на його доставку, лінійний менеджер робить дзвінок клієнтові і уточнює факт отримання документів. Далі протягом 2-х робочих днів після здобуття клієнтом пакету документів менеджер зв'язується з клієнтом і уточнює чи підтверджує клієнт вартість наданої послуги і чи досить документів для проведення оплати.

4.5. За 3 дні до настання термінів оплати, лінійний менеджер направляє клієнтові письмове повідомлення про необхідність виконати зобов'язання в терміни, а також проводить переговори в цілях ефективного нагадування про оплату боргу.

4.6. Якщо протягом 7 календарних днів після настання термінів погашення оплата від клієнта не надходить, лінійний менеджер відправляє клієнтові лист-вимогу про погашення заборгованості у формі, розробленою юридичним відділом.

4.7.  Якщо в подальших 7 календарних днів клієнт не відповідає на даний лист, не вказує причини затримки оплати, юридичним відділом йому надсилається претензія. Якщо клієнт вказує причини затримки і запрошує про відстрочення, то дане відстрочення може бути надане за узгодженням з фінансовим менеджером. В разі невиконання зобов'язань, після надання додаткової відстрочки, клієнтові на наступний робочий день надсилається претензія.

4.8. Претензію готує і відправляє клієнтові юридичний відділ.

Фінансовий менеджер забезпечує наявність та передачу до юридичного відділу документів, необхідних для підготовки претензії ( договір, заявка, підписаний Сторонами акт виконаних робіт докази їх відправлення, ТТН, вантажні накладні, рахунки, та ін. Документи , що мають відношення до перевезення) а в майбутньому, усі документи необхідні для захисту прав компанії у судових інстанціях всіх рівнів.

  1. Списання дебіторської  заборгованості  

5.1.На підставі результатів аналізу дебіторської заборгованості фінансовий директор  за узгодженням з власником компанії приймає рішення  про списання дебіторської заборгованості.   

5.2. Дебіторська заборгованість підлягає списанню:

 - після закінчення терміну виконавчого провадження (постанова про закінчення виконавчого провадження в зв’язку з неможливістю виконання). Списання боргу за цим пунктом можливо в разі якщо після закінчення виконавчого провадження не можливо порушити процедуру банкротства; 

- в разі визнання боргів нереальними до стягнення.

Списання дебіторської  заборгованості після закінчення терміну виконавчого провадження проводиться за рахунок зменшення прибутку або резерву сумнівних боргів відповідно до прийнятої облікової  політики у Кредитора  і чинного законодавства України в області бухгалтерського обліку. Списання дебіторської заборгованості проводиться на підставі наказу  директора.

Підставою для списання дебіторської заборгованості є «Акт на списання дебіторської заборгованості», що містить всі реквізити первинного облікового документа:  найменування,  дату складання, найменування організації, від імені якої складений документ, зміст господарської операції,  вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні,  найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;  особисті підписи  вказаних осіб. Акт обґрунтовує нереальність боргу для стягнення.

Акт складається фінансовим менеджером і підписується загальними зборами співзасновників компанії. На підставі даного акту  директор компанії видає наказ про списання дебіторської заборгованості.

  1. Відповідальність.

6.1. Особи, відповідальні за роботу з дебіторською заборгованістю:  фінансовий директор, фінансовий менеджер, директор департаменту; юридичний відділ, служба економічної безпеки, лінійний менеджер.

6.2.Безнадійна дебіторська заборгованість підлягає виключенню з прибутку департаменту, що допустив її виникнення. Подальше погашення безнадійної дебіторської заборгованості включається в прибуток департаменту в тому періоді, в якому сталася її інкасація.

6.3. Лінійні менеджери, директори департаментів зобов'язані знати контрактні терміни оплати по кожному клієнтові, знати причини затримки оплати, звітувати перед фінансовим менеджером про хід роботи по інкасації дебіторської заборгованості.

6.4. Якщо дебіторська заборгованість не може бути отримана шляхом судового стягнення із-за неповного комплекту документів або унаслідок неправильного оформлення документів лінійним менеджером, дебіторська заборгованість відшкодовується винною особою із заробітної плати  лінійного менеджера, що допустив її виникнення.

  1. Контроль за виконання заходів щодо погашення дебіторської заборгованості 

7.1. Контроль над правильністю формування звіту про дебіторську заборгованість покладається на фінансового менеджера.

7.2. Контроль над виконання замовниками зобов'язань по погашенню дебіторської заборгованості  покладається на фінансовий департамент, юридичний відділ та службу економічної безпеки.

7.3. Служба економічної безпеки разом з юридичним відділом проводить заходи щодо витребування простроченої заборгованості на стадії досудового врегулювання, під час судового процесу і на стадії виконавчого провадження.

7.3. Контроль над виконанням заходів щодо витребування дебіторської заборгованості компанією покладається на фінансового директора

7.4. Контроль над оформленням  і підписанням документів про списання  дебіторської заборгованості  здійснюється  фінансовим директором.

 

 

 

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 0.00 [0 Голоса (ів)]